В соответствии с постановлением ЦИК и СНК Казахской ССР от 9 марта 1935 года были организованны районные архивы, в том числе и в Атбасарском районе, которые затем были ликвидированы постановлением Совета Министров Казахской ССР от 21 мая 1963 года. Их функции были переданы Целинному краевому Государственному архиву, филиал которого был открыт в городе Атбасаре 1964 года. В марте 1993 года решением главы городской администрации г. Атбасар за № 89 от 19.03.1993 год был образован городской архив при Атбасарской городской администраций.
19 сентября 1994 года филиал Акмолинского государственного архива объединен с Атбасарским городским архивом, который в настоящее время называется Государственный архив города Атбасар.
Документы государственного архива –это история района и города Атбасар, арсенал дающий возможность не только установить достоверность фактов и событий, но и использовать архивные документы как для культурно-просветительской и пропагандистской работы, так и для исполнения тематических запросов и запросов социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан Республики Казахстан, Содружества Независимых Государств и дальнего зарубежья, что особенно актуально в настоящее время в связи с большой миграцией населения.
В государственном архиве хранятся документы по истории города Атбасар и Атбасарского района с 1933 года и до наших дней.
По состоянию на 01.01.2023 года в архиве имеются, 210 фондов общий оббьем документов составляет 46125 единиц хранения. Абсолютное большинство из них на бумажной основе.
Из общего числа документов 21365 ед. хр. - документы постоянного хранения и 24071 тысяч документов по личному составу, документы личного происхождения-409 единиц хранения. Количество учтенных особо ценных документов составляет 541 единиц хранения. В составе документов постоянного хранения особо следует выделить документальные фонды Атбасарского, Мариновского и Ново-Черкасского райисполкомов, Атбасарского горисполкома и городской администрации, городского маслихата, Атбасарского и Мариновского управления районных агропромышленных объединений сельского хозяйства, Атбасарской районной информационно-вычислительной станции, Атбасарского финансового отдела, а также ряда других учреждений и организаций. Все они поистине бесценны, как источники из истории развития района.
Виды хранимых документов разнообразны: это протоколы сессий и исполкомов районного и Советов, протоколы заседаний постоянных и первичные материалы к ним протоколы заседаний коллегий городской администрации, решения и распоряжения горисполкомов и городской администрации по различным вопросам социальной сферы: об усыновлении детей, выделении земельных участков под застройку жилых домов, гаражей, хозяйственных построек, протоколы и акты о вручении правительственных наград-орденов и медалей Советского Союза, документы о награждении орденами и медалями многодетных матерей.
В архиве имеются документы Атбасарского медицинского училища: приказы о зачислении и отчислении учащихся, протоколы государственных экзаменационных комиссий, журналы регистрации выдачи дипломов, личные дела учащихся. В составе документов по личному составу хранятся приказы по личному составу, расчётно-платёжные ведомости и лицевые счета по начислению заработной платы и личные карточки рабочих и служащих заводов ремонтно-механического, авторемонтного, керамзитобетонных и железобетонных изделий, комбината хлебопродуктов, элеватора, мясокомбината и сыродельного комбината, базы сниженных газов и перевалочной нефтебазы, швейной фабрики, автотранспортных и строительных организации, районного комбината бытового обслуживания населения, городского комбината коммунальных предприятий и многих других предприятий.
На хранении в архиве находятся личные архивы известных в районе людей, в том числе писателя-фронтовика Кулёва Александра Александровича, Героя Социалистического Труда Мукушева Койшубая и бывшего члена Союза журналистов Казахстана, работника редакции районной газеты «Простор», участника Великой Отечественной войны Тинчурина Табриса Бастамовича. Участник Великой Отечественной Войны ,ветеран труда, общественный деятель города Атбасар. Агзамов Жалел Агзамович. Лаурят Государственной премии СССР Общественный деятель г. Атбасар Самокишин Василий Григорьевич. Свидзинский Виктор Иванович –воин Авганец, председатель районного Совета ветеранов войны.общественный деятель г. Атбасар. Участник ВОВ ветеран труда Молдабаев Карим Молдабаевич, ветеран труда, член Коммунистической Партии Советского Союза, заслуженный работник Атбасарского электровозоремонтного завода Баубуков Аманжол Наубетович. Почетного железнодорожника, ветерана труда, общественного деятеля Атбасарского района Серебровой Антонины Власовны. Национального судьй РК по «Қазақ кнресі»,инструктор по спорту, почетного деятеля спорта РК Кажаева Болатбека Шахмуратовича.
Ежегодно проводятся целенаправленное пополнение архивного фонда документальными источниками. В течение последних 15 лет обработаны и приняты на хранение документы более чем 60-ти ликвидированных и бакротированных предприятий.
Кроме того, в 1997 году передано в Балкашинский районный архив 20 фондов с общим количеством 5605 единиц хранения, в 2001 году по решению коллегии отдела архивов и документации передано в госархив Атбасарского района (село Мариновка) 16 фондов сельских в количестве 6415 единиц хранения.
В 2017 году Архив по улице Женис 72 подвергся потоплению талыми водами, меры по спасению документов положительных результатов не принесли, в течений года проводились работы по сушке документов, проветривание хранилища , сушка документов сушильными устройствами . В 2018 после текущего ремонта 15.06.2018 году Архив переехал в бывшее здание больницы Тубдиспансера , которое закрылось в 2017 году. В зданий Архива и в хранилища оборудовали охраной и автоматической пажарной сигнализаций , на окнах в хранилища установили металлические решетки, окна занавесили ролл шторы .
Хранилища изолированные, сухие, безопасные в пожарном отношении, оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией имеется запасной выход на случай вынужденной эвакуации документов. Высота хранилищ более 2,5 метров. Все документы находящиеся на архивном хранении размещены на металлических стеллажах. Нумерация полок произведена сверху вниз, слева направо. На всех стеллажах имеются постеллажные топографические указатели. Соблюдаются санитарно-гигиенический режим, 2 раза в месяц проводятся санитарные дни: обеспылевание и влажная уборка, исключающие накопление пыли и появление плесени. Нет грызунов и вредных насекомых. Ежегодно производится текущий ремонт здания.
Улучшилась работа по учёту документов. Приём документов от учреждений, организаций и предприятий, а также передача в другие архивы производится по актам приёма- передачи и отражается в книге учета поступлений и выбытия документов.
Составлены список фондов, листы фондов, архивные описи, паспорт хранилища. Составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архива которые высылаются в отдел архивов и документации.
Ежегодно проводится проверка наличия и состояния документов по группе фондо.В 2019 году согласно приказа Управления культуры и архивов документации , обработку и прием документов на хранение в Архив от организаций осуществляем на платной основе. Проводим работу по оцифровке документов в электронный вариант путем сканирования.
Принимаются меры по улучшению физического состояния архивных документов: кортонирование, реставрация, переплёт и подшивка, восстановление затухающих текстов. Данные об объемах выполненных работ ежегодно отражаются в квартальных и годовых отчётах.
В архиве осуществляется централизованный учёт документов, учёт ведётся по фондам и единицам хранения (делам). Все учётные документы хранятся в сейфах и металлических шкафах. Основными учётными документами являются:
- книга учёта поступления и выбытия фондов:
- список фондов;
- листы фондов;
- карточки фондов;
- описи дел (для дел постоянного хранения и дел по личному составу раздельно);
-дела фонда;
Ежегодно по документам, хранящимся в архиве, проводятся 7-8 публикации в районной газете «Простор».
По документам архива подготовлен раздел для книги «Атбасар и атбасарцы», изданной в 2003 году.
Проводится организационно- методическая работа с ведомственными архивами , семинар-совещания о подготовке и сдачи документов в Архив. Семинар сотрудниками филиала РГП ЦОН по Акмолинской области на тему «О стандарте государственной услуги», «Выдача архивных справок». Ежегодно проводятся консультации с организациями и учреждениями по вопросам научно-технической обработки, документирования и управления документацией. Для студентов колледжа проводят экскурсий по теме; « Атбасар прошлого и настоящего времени» В средних школах с учениками проводят уроки , лекции по историй города Атбасара.
За отчетный период 2022 года исполнено – 619 запросов социально-правового характера, в том числе, по порталу электронного правительства-, 156 запроса , поступивших от граждан Республики Казахстан, стран СНГ и из дальнего зарубежья.
К 75-летию Победы Великой Отечественной войны сотрудниками архива был подготовлен стенд с фотографиями участников войны Атбасарцев, которые участвовали в боевых сражениях с немецкими оккупантами. Подготовлены фильмы по военной тематике просмотрены на ютуб канале в онлай режиме.
Работниками архива осуществляется всесторонние меры по обеспечению физической сохранности документов. В новом зданий приобретено новые металлические стеллажи, в читальный зал и в кабинеты специалистам приобрели новую мебель.
Сотрудниками архива и техническим персоналом ежемесячно проводятся санитарные дни по наведению порядка в здании и на территории архива.
Охрана здания архива осуществляет ТОО «Кузет» Сервис Кокшетау. С установленной охранной сигнализационной системой «Барьер», функционирует пожарная сигнализация. Помещение архива отапливает ценральным отоплением ТОО Жастар. В настоящее время Архив работает в прежнем режиме в большом уютном помещений.
