ОСК және Қазақ КСР ХКК 1935 жылғы 9 наурыздағы қаулысына сәйкес аудандық мұрағаттар, оның ішінде Атбасар ауданында да ұйымдастырылды, содан кейін олар Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің 1963 жылғы 21 мамырдағы қаулысымен жойылды. Олардың функциялары 1964 жылы Атбасар қаласында филиалы ашылған тың өлкелік мемлекеттік мұрағатқа берілді. 1993 жылғы наурызда Атбасар қаласы қалалық әкімшілігі басшысының 19.03.1993 жылғы № 89 шешімімен Атбасар қалалық әкімшілігі жанынан қалалық мұрағат құрылды.
1994 жылғы 19 қыркүйекте Ақмола мемлекеттік мұрағатының филиалы қазіргі уақытта Атбасар қаласының мемлекеттік мұрағаты деп аталатын Атбасар қалалық мұрағатымен біріктірілді.
Мемлекеттік мұрағат құжаттары-бұл аудан мен Атбасар қаласының тарихы, Арсенал фактілер мен оқиғалардың дұрыстығын анықтап қана қоймай, сонымен қатар мұрағат құжаттарын мәдени-ағарту және насихаттау жұмыстары үшін де, Қазақстан Республикасы азаматтарының құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз ету үшін қажетті тақырыптық сауалдар мен әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сауалдарды орындау үшін де пайдалануға мүмкіндік береді, Тәуелсіз Мемлекеттер мен алыс шетелдердің Достастығы, бұл әсіресе қазіргі уақытта халықтың үлкен көші-қонына байланысты.
Мемлекеттік мұрағатта 1933 жылдан бастап бүгінгі күнге дейін Атбасар қаласы мен Атбасар ауданының тарихы бойынша құжаттар сақталған.
01.01.2023 жылғы жағдай бойынша мұрағатта 210 қор бар, құжаттардың жалпы көлемі 46125 сақтау бірлігін құрайды. Олардың абсолютті көпшілігі қағазға негізделген.
Құжаттардың жалпы санынан 21365 бірлік. - тұрақты сақтау құжаттары және жеке құрам бойынша 24071 мың құжат, жеке шыққан құжаттары-409 сақтау бірлігі. Ескерілген аса құнды құжаттардың саны 541 сақтау бірлігін құрайды. Тұрақты сақталатын құжаттардың құрамында Атбасар, Маринов және Ново-Черкас аудандық атқару комитеттерінің, Атбасар қалалық атқару комитеті мен қалалық әкімшіліктің, қалалық мәслихаттың, Атбасар және Маринов аудандық ауыл шаруашылығы Агроөнеркәсіптік бірлестіктері басқармасының, Атбасар аудандық ақпараттық-есептеу станциясының, Атбасар қаржы бөлімінің, сондай-ақ басқа да бірқатар мекемелер мен ұйымдардың деректі қорларын ерекше атап өту қажет. Олардың барлығы ауданның даму тарихының қайнар көзі ретінде шынымен баға жетпес.
Сақталатын құжаттардың түрлері әр түрлі: олар аудандық және кеңестердің сессиялары мен атқару комитеттерінің хаттамалары, тұрақты отырыстардың хаттамалары және оларға бастапқы материалдар қалалық әкімшілік алқаларының отырыстарының хаттамалары, қалалық атқару комитеттері мен қалалық әкімшіліктің әлеуметтік саланың түрлі мәселелері бойынша шешімдері мен өкімдері: бала асырап алу туралы, тұрғын үйлерді, гараждарды, шаруашылық құрылыстарды салуға жер учаскелерін бөлу туралы, үкіметтік наградалар-Кеңес Одағының ордендері мен медальдарын тапсыру туралы актілер, көп балалы аналарды ордендермен және медальдармен марапаттау туралы құжаттар.
Мұрағатта Атбасар медициналық училищесінің құжаттары: оқушыларды қабылдау және оқудан шығару туралы бұйрықтар, мемлекеттік емтихан комиссияларының хаттамалары, диплом беруді тіркеу журналдары, оқушылардың жеке істері бар. Жеке құрам бойынша құжаттардың құрамында жеке құрам бойынша бұйрықтар, есеп айырысу-төлем ведомостары және жалақыны есептеу жөніндегі жеке шоттар және Жөндеу-механикалық, автожөндеу, керамзит-бетон және темір-бетон бұйымдары зауыттарының, нан өнімдері комбинатының, элеватордың, ет комбинаты мен ірімшік комбинатының, төмендетілген газдар базасының және ауыстырып тиеу мұнай базасының, тігін фабрикасының жұмысшылары мен қызметшілерінің жеке карточкалары сақталады, автокөлік және құрылыс ұйымдары, аудандық тұрмыстық қызмет көрсету комбинаты, қалалық коммуналдық кәсіпорындар комбинаты және басқа да көптеген кәсіпорындар.
Мұрағатта ауданда белгілі адамдардың, оның ішінде майдангер-жазушы Кулев Александр Александровичтің, Социалистік Еңбек Геро Мукушев Қойшубайдың және Қазақстан Журналистер Одағының бұрынғы мүшесі, аудандық "Простор" газеті редакциясының қызметкері, Ұлы Отан соғысының қатысушысы Тинчурин Табрис Бастамовичтің жеке мұрағаттары сақталған. Ұлы Отан соғысының қатысушысы ,еңбек ардагері, Атбасар қаласының қоғам қайраткері. Агзамов Жалел Агзамович. КСРО Мемлекеттік сыйлығының лаураты қоғам қайраткері Атбасар Самокишин Василий Григорьевич. Свидзинский Виктор Иванович-жауынгер авганец, аудандық соғыс ардагерлері кеңесінің төрағасы.Атбасар қаласының қоғам қайраткері. ҰОС қатысушысы еңбек ардагері Молдабаев Кәрім Молдабайұлы, Еңбек ардагері, Кеңес Одағы Коммунистік партиясының мүшесі, Атбасар электр жөндеу зауытының еңбек сіңірген қызметкері Баубуков Аманжол Наубетұлы. Құрметті теміржолшы, еңбек ардагері, Атбасар ауданының қоғам қайраткері Сереброва Антонина Власовна. ҚР Ұлттық төрешісі "Қазақ кнресіі"бойынша,спорт нұсқаушысы, ҚР құрметті спорт қайраткері Болатбек Шахмуратұлы Қажаев.
Жыл сайын мұрағат қорын құжаттық көздермен мақсатты түрде толықтыру жүргізіледі. Соңғы 15 жыл ішінде 60-тан астам таратылған және бакротацияланған кәсіпорындардың құжаттары өңделді және сақтауға қабылданды.
Бұдан басқа, 1997 жылы жалпы саны 5605 сақтау бірлігі бар 20 қор Балқаш аудандық мұрағатына берілді, 2001 жылы мұрағаттар және құжаттама бөлімі алқасының шешімі бойынша Атбасар ауданының (Мариновка ауылы) мемлекеттік мұрағатына 6415 сақтау бірлігі мөлшерінде 16 қор берілді.
2017 жылы Жеңіс 72 көшесіндегі Мұрағат еріген су тасқынына ұшырады, құжаттарды құтқару шаралары оң нәтиже бермеді, жыл бойы құжаттарды кептіру , қойманы желдету, құжаттарды кептіру құрылғыларымен кептіру жұмыстары жүргізілді . 2018 жылы 15.06.2018 жылы ағымдағы жөндеуден кейін Мұрағат 2017 жылы жабылған бұрынғы Тубдиспансерлік аурухана ғимаратына көшті. Мұрағат ғимараттарында және қоймаларда күзет және автоматты бу дабылдары жабдықталды, қоймаларға терезелерге металл торлар орнатылды, терезелер перделер орамымен перделенді .
Өрт жағдайында оқшауланған, құрғақ, қауіпсіз қоймалар жеткізу-шығару желдеткішімен жабдықталған, құжаттарды мәжбүрлі эвакуациялау жағдайында қосалқы шығу жолы бар. Қоймалардың биіктігі 2,5 метрден асады. Мұрағаттық сақтаудағы барлық құжаттар металл сөрелерде орналастырылған. Сөрелерді нөмірлеу жоғарыдан төменге, солдан оңға қарай жасалады. Барлық сөрелерде топографиялық көрсеткіштер бар. Санитарлық-гигиеналық режим сақталады, айына 2 рет санитарлық күндер өткізіледі: шаңның жиналуын және көгерудің пайда болуын болдырмайтын шаңсыздандыру және дымқыл тазалау. Кеміргіштер мен зиянды жәндіктер жоқ. Жыл сайын ғимаратқа ағымдағы жөндеу жұмыстары жүргізіледі.
Құжаттарды есепке алу бойынша жұмыс жақсарды. Мекемелерден, ұйымдардан және кәсіпорындардан құжаттарды қабылдау, сондай - ақ басқа мұрағаттарға беру қабылдау-тапсыру актілері бойынша жүргізіледі және құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабында көрсетіледі.
Қорлардың тізімі, Қор парақтары, мұрағаттық тізімдемелер, сақтау паспорты жасалды. Мұрағат паспорты мұрағат және құжаттама бөліміне жіберілетін қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасалады.
Жыл сайын фондо тобы бойынша құжаттардың болуы мен жай-күйіне тексеру жүргізіледі.2019 жылы Мәдениет және құжаттама мұрағаты басқармасының бұйрығына сәйкес ұйымдардан мұрағатқа сақтауға құжаттарды өңдеу мен қабылдауды ақылы негізде жүзеге асырамыз. Құжаттарды сканерлеу арқылы электрондық нұсқаға цифрландыру бойынша жұмыс жүргіземіз.
Мұрағаттық құжаттардың физикалық жай-күйін жақсарту бойынша шаралар қабылдануда: кортондау, реставрациялау, түптеу және тігу, сөнген мәтіндерді қалпына келтіру. Орындалған жұмыстардың көлемі туралы деректер жыл сайын тоқсандық және жылдық есептерде көрсетіледі.
Мұрағатта құжаттарды орталықтандырылған есепке алу жүзеге асырылады, есепке алу қорлар мен сақтау бірліктері (істер) бойынша жүргізіледі. Барлық есеп құжаттары сейфтерде және металл шкафтарда сақталады. Негізгі есеп құжаттары:
- қорлардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабы:
- қорлар тізімі;
- қор парақтары;
- қор карталары;
- істер тізімдемесі (тұрақты сақталатын істер және жеке құрам бойынша істер бөлек);
- қор істері;
Жыл сайын мұрағатта сақталған құжаттар бойынша аудандық "Простор"газетінде 7-8 жарияланым өткізіледі.
Мұрағат құжаттары бойынша 2003 жылы жарық көрген "Атбасар және атбасарлар" кітабына бөлім дайындалды.
Ведомстволық мұрағаттармен ұйымдастыру - әдістемелік жұмыс , мұрағатқа құжаттарды дайындау және тапсыру туралы семинар-кеңестер өткізіледі. Ақмола облысы бойынша ХҚКО РМК филиалы қызметкерлерінің "мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандарты туралы", "мұрағаттық анықтамалар беру"тақырыбындағы семинары. Жыл сайын ұйымдармен және мекемелермен ғылыми-техникалық өңдеу, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша консультациялар өткізіледі. Колледж студенттері үшін тақырып бойынша экскурсиялар өткізіледі; "Өткен және қазіргі заманның атбасары" орта мектептерде оқушылармен Атбасар қаласының тарихы бойынша сабақтар , дәрістер өткізеді.
2022 жылдың есепті кезеңінде әлеуметтік – құқықтық сипаттағы 619 сауал, оның ішінде электрондық үкімет порталы бойынша-Қазақстан Республикасының, ТМД елдерінің және алыс шетелдердің азаматтарынан келіп түскен 156 сауал орындалды.
Ұлы Отан соғысы Жеңісінің 75 жылдығына орай мұрағат қызметкерлері неміс басқыншыларымен шайқастарға қатысқан атбасарлықтар соғысына қатысушылардың фотосуреттері бар стенд дайындады. Әскери тақырыптағы фильмдер дайындалды, YouTube арнасында онлайн режимінде қаралды.
Архив қызметкерлері құжаттардың физикалық сақталуын қамтамасыз ету бойынша жан-жақты шараларды жүзеге асырады. Жаңа ғимараттарда жаңа металл сөрелер сатып алынды, оқу залы мен кабинеттерге мамандарға жаңа жиһаз сатып алынды.
Мұрағат қызметкерлері мен техникалық персонал ай сайын мұрағат ғимаратында және аумағында тәртіп орнату бойынша санитарлық күндер өткізеді.
